Verschil tussen papiervernietiging en archiefvernietiging

Papier of archief vernietigen?

Datavernietigers spreken op het internet over papiervernietiging en archiefvernietiging. Maar een archief bestaat hoofdzakelijk uit papier. Dus wat is het verschil en is er eigenlijk wel een verschil tussen papier- en archiefvernietiging?

1. Wat betekent papiervernietiging

Ja, het verschil is er wel degelijk. Papiervernietiging gaat om papier dat een bedrijf of instelling dagelijks gebruikt en ook weggooit. Bijvoorbeeld dagelijkse printjes, zoals notulen offertes en emailtjes.

Dagelijks papier wordt na gebruik opgeruimd, komt op de stapel op het bureau, verdwijnt in een la, gaat mee naar huis of komt terecht in de papierbak. Omdat bedrijfspapier negen van de tien keer vertrouwelijke informatie bevat, bijvoorbeeld persoonsgegevens, dient dit ook vertrouwelijk behandeld te worden.

Het is verstandig om vertrouwelijk papier gecertificeerd te laten vernietigen

Het is niet verstandig om vertrouwelijke papier dat niet meer gebruikt wordt zomaar in een standaard papierbak te deponeren. Het is beter om een professionele en gecertificeerde datavernietiger in te schakelen die frequent uw afsluitbare containers ledigt en het papier gecertificeerd vernietigd. Zo bent u ervan verzekerd dat vertrouwelijke bedrijfsgegevens niet in handen van onbevoegden terecht komen.

2. Wat betekent archiefvernietiging

Archiefvernietiging betekent het fysiek vernietigen van een deel van uw vrijgekomen archief. Elk archiefstuk van uw archief heeft een bewaartermijn. Na het verstrijken van dit termijn mag u het archiefstuk vernietigen. U doet er verstandig aan om het archief door een professionele en gecertificeerde datavernietiger te laten vernietigen.

Eens per jaar archief vernietigen

Bedrijven laten niet het hele jaar door archiefstukken vernietigen. Eens per jaar wordt het archief opgeruimd en wordt er geïnventariseerd welke archiefstukken vernietigd kunnen worden.

In het kort

• Papiervernietiging betreft het vernietigen van het dagelijkse (vertrouwelijke) papier dat gebruikt en weggegooid wordt binnen een bedrijf of instelling.
• Archiefvernietiging betreft het vernietigen van vrijgekomen archiefstukken van het archief.